D'Mail Merge Feature vun Microsoft erméiglecht Iech déiselwecht Dokument mat liicht Verännerungen zu enger grousser Zuel vun Empfänger. De Begrëff "merge" kënnt aus der Tatsaach datt e Dokument (e Bréif, zum Beispill) fusionéiert mat engem Datenquelldokumint , wéi z. B. enger Tabelle .
Word 's Mail merge funktionnéiert se naamlos mat Daten aus Excel. Während d'Wuert erlaabt Iech och eng eegene Datebank z'erreechen, d'Optiounen fir dës Donnéeë sinn limitéiert. Weider, wann Dir Är Donnéeën an enger Tabellenzäit hutt, mécht et net vill Sënn fir all Informatioun an d'Datenquelle vun der Woch ze retypéieren.
Dir kënnt Är Donnéeën fir E-Mail Merge virbereeden
Theoretesch kënnt Dir all Formulaire Excel an enger Mail Mail Mergefunktion benotzen ouni eng speziell Virbereedung. Allerdéngs ass et recommandéiert datt Dir Iech e puer Zäit daueren fir Äre Workheets ze preparéieren fir den E-Mail merge Prozess ze optimiséieren.
Hei sinn e puer Richtlinne fir ze beobachten, déi hëllefen de Mail Merge Prozess méi gudder ze maachen.
Organiséiert Är Spreadsheet Daten
Beim Risiko, datt et kloer ass, sollten Är Donnéeën ordentlech an Zeilen a Spalten organiséiert ginn. Denkt elo vun all Zeil als eenzeg Rekord an all Kolonn als Feld wou Dir gitt op Äre Dokument. (Kuckt d' Excel-Donnéeë fir d'Tutorial wann Dir e Recouver brauch.)
Erstelle eng Header Row
Erstellt eng Header Zeil fir de Blatt deen Dir beaflosst fir de Mail Merge ze benotzen. Eng Header Row ass e Rieder mat Labels, déi d'Donnéeën an de Zellen ënnendrënner identifizéieren. Excel kann iergendeppes fäerdeg sinn iwwert d'Differenzéierung vun Daten an Etiketten, sou dat dës kloer ass mat fett Text, Zellgrenzen an Zelltabléift, déi fir de Kappzeil eenzeg sinn. Dëst wäert garantéieren datt Excel dës vun de Rescht vun Ären Daten ënnerschriwwe gëtt.
Méi spéit, wann Dir d'Donnéeën mat der Haaptdokumenter ofgetrëppelt, ginn d'Etiketten als Nimm vun de merge Felder ze gesinn, sou datt et keng Verwierkunge gëtt wéi déi Daten déi Dir an Äert Dokument setzen. Ausserdeem ass et e gudde Praxis fir Är Säulen ze markéieren, well et hëlleft hëlleft Benotzerfehler.
All Dateschutz op eng eenzel Sheet
Déi Donnéeë déi Dir beofsiichtegt fir d'Mail Merge ze benotze mussen op engem Blat sinn. Wann et op verschidde Blieder verbreet ass, musst Dir d'Blieder kombinéieren oder verschidde Maile merci gemaach. Och sécher, datt d'Blieder kloer uginn hunn , well Dir musst de Fichier wielen deen Dir probéiert hutt ze benotzen ouni ze kucken.
Associating vun enger Datenquelle an e Mail Merge
De nächste Schrëtt am Mail Merge Prozess ass d'Verdeedegung vun Ärem excel Tabelle mat Ärem Word Dokument.
- Op der Mail Merge Toolbar kënnt Dir op de Open Data Source Button klickt.
- Fëllt den Dialog Data Data Source an den Ordner navigéiert, bis Dir Är Excel Aarbechtsmabo fannen. Wann Dir Är Excel-Datei net fonnt kënnt, stellen Sie datt "All Datenquellen" an der Lëscht dropstéck ass mat "Typen vum Typ" ausgewielt.
- Double-Klick op der Source vun der Excel-Quelldatei oder wielt e klickt op Open .
- Deen Dialogfeld auswielen de Select Excel-Datebank, deen d'Donnéeën enthält déi Dir wëllt mat Ärem Dokument kombinéieren.
- Gitt sécher datt de Checkbox niewent der "Éischt Zeil vu Daten Spaltekopf" enthält.
- Klickt op OK .
Elo datt d'Datenquelle mat dem Haapdokument ass ass, kënnt Dir Text eroflueden an / oder Äert Word Dokument beaarbecht. Dir kënnt awer keng Ännerungen an Ärer Datenquell an Excel maachen. Wann Dir Ännerungen maache musst fir d'Donnéeën ze maachen, musst Dir den Haaptdokument a Wuert zoumaachen, ier Dir d'Informatiounsquell an Excel opmaacht.
Felder Felder fir Äert Dokument drécke kënnt einfach duerch dës Schrëtt:
- Klickt op de Knäppchen Merge Feld op der Mail Merge Toolbar. Den Dialogfeld Merge Feld setzen.
- Helleft den Numm vum Felder wou Dir wëllt aus der Lëscht setzen a klickt op Insert .
- D'Këscht bleift offen, et erméiglecht Iech méi Felder ze setzen. Wann Dir méi wéi ee Feld succès setzt, fiert Word automatesch Raum tëschent den Felder an Ärem Dokument; Dir musst Iech selwer maachen nodeems Dir d'Dialogbox zoukuckt. An Ärem Dokument gesitt Dir den Numm vum Feld mat doublen Pfeilen.
- Wann Dir geschitt sidd, klickt op Schließen .
Adress Adressblocken an Greetings setzen - Solle virstellen
Microsoft huet zënter kuerzem eng Mail Merge Feature addéiert datt Dir Adressblocken a Begréissungslinien erginn. Wann Dir op déi jeweilegst Knäppchen op der Toolbar kënnt klicken, da kënnt Dir Äert Feld eroflueden, an allgemeng Variatiounen.
De Knäppchen Knäppche vun engem Knäppchen ass deen op der lénkser Säit; De Begréissungsmessage ass op der richteger Säit.
Weider, wann Dir op all Knäppchen klickt, weist d'Wuert e Dialogfeld hinzu, deen Iech e puer Optiounen huet op wéi Felder déi Dir géift gär hunn, wéi Dir se géift gär hunn, wéi eng Ënnerdeelung a Schrecken. Obwuel dat ganz kloer ass - an et ass wann Dir eng Datenquell benotzt, déi am Word erstallt gouf - Dir kënnt duerchernee ginn, wann Dir en Excel-Arbeitsblatt benotzt.
Vergiesst wann d'Empfehlung fir een Headerzeechen an Ärem Workheets op Säit 1 vun dësem Artikel ze addéieren? Well, wann Dir e Feld eppes genannt huet wéi dat Wuert als Feldbezeechnung fir ähnlech Daten benotzt, da kënnt d'Wuert falsch mat de Felder.
Wat dat heescht, ass wann Dir den Adressadressblock benotzt oder d' Begréissungsstuttze- Buttons insertéiere , da kënnen d'Donnéeën an enger anerer Optioun ufänken wéi Dir Äert eegent - einfach well d'Labels net mathuelen. Glécklech huet Microsoft dat erwächt an en an enger Match Fields Feature gebaut, dat Iech matzemaachen fir Äert Feldnamen un déi Wuert ze benotzen an de Blöden.
Mat Matchfelder fir korrekt Kaart Kaarten
Fir mat Felder ze weisen, gitt dës Schrëtt:
- Klickt op de Match Fields Knäppchen op der Toolbar.
- Am Dialogfeld Match Felder gesitt Dir eng Lëscht vu Feldbezeechnunge vum Wuert op der lénkser Säit. Op der rietes Säit vun der Këscht kënnt Dir eng Kolonn vu Dropdown Boxen gesinn. De Numm an der Ofstëmmungsbox ass de Feld deen Word benotzt fir all jeweileg Feld am Adressblock oder e Gréisst-Lineblock. Fir Ännerunge ze maachen, wielt einfach den Numm vum Dropdown Box aus.
- Wann Dir Ännerungen maacht, da klickt op OK .
Dir kënnt och den Match Fields Dialogfeld opmaachen andeems Dir op de Match Fields Knäppchen am ënnendrënner vun den Adressbuch Block oder Greeting Line-Dialogboxen klickt, déi beide opmaachen wann Dir op d'jeweileg Knäppbléiser klickt.
Iwwerpréift E-Mail Merge Documents
Virun we gët un d'Previsioun an Dréckerei vu fusionéierte Dokumenter ze maachen, eng Note iwwer d'Formatéierung: Wann d'Felder Felder an e Dokument gespaart ginn, gëtt d'Wort net iwwer d'Formatéierung vun den Daten aus der Datenquelle iwwerdroen.
Besonnesch Spezialformuléierung vun der Quell fir Spreadsheet
Wann Dir speziell Formatmaart benotzen wéi Kursiv, Fett oder ënnersträicht, musst Dir et am Wuert maachen. Wann Dir dat Dokument mat Felder kuckt, musst Dir d'Doppelpënsen op där anerer Säit vum Felder wielt, op déi d'Formatéierung opgëtt. Wann Dir déi fusionnéierte Daten an dësem Dokument kuckt, markéiere mer einfach den Text, deen Dir ännere wëllt.
Vergiesst datt all Ännerung ganz iwwer déi fusionéiert Dokumenter geet, net nëmmen d'individuell.
Virschau vun de verschéinte Dokumenter
Fir Är Fuedem dokumentéieren ze klicken, klickt op de Link " Merged Daten" op der Mail Merge Toolbar. De Knäppchen funktionnéiert wéi en Knäppche Switch, also wann Dir wëllt zréck goen fir nëmmen d'Felder ze gesinn an net déi Daten déi si hunn, klickt se erëm.
Dir kënnt duerch d'Fusiounsdefinitiounen navigéieren andeems Dir d'Navigatiouns-Tasten op der Mail Merge-Toolbar benotzt. Si sinn, vu lénks no riets: Éischte Record , Viraus Record , Go To Record , Next Record , Last Record .
Ier Dir Är Dokumenter zesummefuere wëllt, sollt Dir se all kucken, oder esou vill wéi Dir kënnt verifizéieren datt alles korrekt ass. Besonnesch Opmierksamkeet op Saachen wéi Punktuéierung an Distanz ronderëm de fusionéierte Daten.
Fichier Är Mail Mail Merge Document
Wann Dir se preparéiert Är Dokumenter ass, hutt Dir zwou Méiglechkeeten.
Merge beim Printer
Déi éischt ass fir se op de Printer ze kombinéieren. Wann Dir dës Optioun ausgewielt hutt, ginn d'Dokumenter net ouni Ännerung an den Drockvirgang verschéckt. Dir kënnt op den Docker einfach duerchsichen andeems Dir op d' Benotzungsdrécker a Tastekombinatioun vum Printer klickt.
Merge an e neit Dokument
Wann Dir e puer oder all Dokumenter personaliséiert sidd (obwuel Dir Iech weise fir e Notizfeld an der Datenquelle fir personaliséierter Notizen ze addéieren) oder aner Ännerungen ze änneren ier Dir driwwer publizéiert gëtt, kënnt Dir se op en neit Dokument dokumentéieren; Wann Dir op en neit Dokument ass ze fusionéieren, d'Mail merge main Dokument a Datenquell bleift intakt bleiwen, awer Dir musst eng zweet Datei mat de fusionéierte Dokumenter hunn.
Fir dat ze maachen, klickt einfach op d' Merge op New Document toolbar button.
Wéi eng Method déi Dir gewielt, ginn Dir mat engem Dialogfeld presentéiert, wou Dir kënnt Wuert soen fir all Dateskripte, den aktuellen Rekord oder eng Rei vu Opzeichnungen ze kombinéieren.
Klickt op d'Optiounknäppchen nieft der gewënschten Wiel, a klickt op OK .
Wann Dir e Sortiment fusionéiere wëllt, musst Dir an der Startnummer an der Endnummer fir déi Opmaache setzen, déi Dir an der Versammlung schécke wëllt, ier Dir op OK klickt.
Wann Dir gewielt hutt fir d 'Dokumenter auszedrécken, nodeems Dir d'Dialogbox ukuckt, ginn Dir mat dem Drockvirgang ugewisen. Dir kënnt et mat der selweschter interagéieren wéi Dir fir all aner Dokument.