Mail merge ass e Tool dat vereinfacht d'Schafung vun engem Satz vun Dokumenter, déi ähnlech sinn, awer eegene vun de variabel Elementer. Dëst ass erreechbar duerch eng Verknüpfung vun enger Datebank, déi dës Datenelemente an engem Dokument enthält, wou Merge Felder entstinn, wou dës eenzegaartege Daten populéiert sinn.
Mail merge spuert ze Zäit an Effort andeems de Prozess automatesch entsteet standardiséierte Stücke wéi Daten an Adressen an engem Dokument. Dir kënnt zB e Formularbréif zu enger Grupp vun Kontakter an Outlook verknäppt; Dëse Bréif kënnt e Merge Feld fir d'Adress vun all Kontak an eng fir den Numm vum korrespondéierte Kontakt als Deel vun der Grousse vun der Bréif.
Verwäertung vun der Mail Merge
Mail merge, fir vill Leit, bréngt Gedanken iwwer Junk-Mail. Während Vermaartekichen unzefroen mat Mail Merge ze benotzen fir vill Mounts an Mail schnell a liicht ze generéieren, vill aner Utilisatioune kënnen iwwerraschen Iech an Äert Art a Weis wéi Dir e puer vun Äre Dokumenter schafft.
Dir kënnt e Formulaire kombinéieren fir all Typ vun gedréckte Dokument ze erstellen, wéi och elektronesch verdeelt Dokumente a Faxen. Déi Zort vun Dokumen déi Dir benotzt mat engem Mail merge si praktesch grenzenlos. Hei sinn e puer Beispiller:
- Katalogen
- Inventairen
- Invoices
- Labels
- Umschlécker
- An, natierlech, Bréiwer
Wann Dir intelligent benotzt, maile mer kënnen d'Produktivitéit verbesseren. Et kann och d'Effektivitéit vun den Dokumenter benotzen déi Dir schafft. Zum Beispill, andeems Dir Briefe mat Nummere vum Empfänger oder aner Elementer benotzt, déi fir all Empfänger spezifesch sinn, presentéiere mir e poléierte, perséinlecht Bild, deen d'Bühne fir de Resultat deen Dir wënscht.
Anatomie vun engem Mail Merge
Eng Mail Merge besteet aus zwee Haaptdeeler: de Dokument an d' Datenquelle , déi och als Datebank bezeechent gëtt. Microsoft Word vereinfacht Är Aarbecht, andeems Dir aner Office Apps benotzt wéi Excel an Outlook als Datenquellen. Wann Dir déi voll Büroen suivéiert, mat engem vun senger Applikatioun als Är Datenquelle ass einfach, praktesch a recommandéiert. Kontakter benotzen déi Dir schonn u seng Kontournéiert Outlook hutt, späichert Dir Iech dës Informatioun an eng aner Datenquell ze liwweren. Mat enger existenter Excel Tabelle kënnt Dir méi Flexibilitéit mat Ären Daten als d'Datenquelle erstellen.
Wann Dir just de Wuertprogramm hutt, kënnt Dir trotzdem d'Mail Merge Feature benotzen. Word huet d'Méiglechkeet fir eng voller Kënnegkeetsdatenquelle ze erstellen fir Iech an Ärem Mail Merge ze benotzen.
Eng Mail Merge opmaachen
E Mail Merge kann vläicht komplizéiert sinn - an komplex, data-heavy Dokumenter déi op grouss Datebanken vertrauen kënnen. D'Wuert vereinfacht allerdings d'Opstellung vun engem Mail Merge fir gemeinsame Verdeelungen andeems Assistenten déi Dir duerch de Prozess vun Ärem Dokument an enger Datebank goen. Allgemeng kann Dir de Prozess an manner wéi 10 zimlech einfach Schrëtt maachen, och d'Erkennungs- a Korrigéiere vu Feeler. Dat ass manner wéi d'Preparatioun vun Ärem Dokument manuell ze huelen, a mat vill manner Zäit a Béier och.