Et gi vill gutt Grënn firwat Dir Digitaliséierungsdokumente kann eng enorm Hëllef kréien, wann et ëm Är Heemechtsplaz organiséiert (oder fir deem Matière Ärer Wunneng). Als éischt: Dir kënnt e puer Extrapapier liwweren, déi an Schéisswueren a Fichieren ofgeschaaft gëtt, oder wertvoll Schachraum.
Digitale Dateien (souguer PDFs) kënne recherchéiert sinn an de sichtbare Fichier mat dem Gebrauch vun Optesch Zeechenaerkennung (OCR) Software, déi normalerweis mat dem Drockvirgang kënnt (HP huet e ganz cool Video, wat erklärt wéi d'OCR funktionnéiert a wéi et kann d'Aarbecht vereinfachen vereinfacht Ärt Liewen).
Dat heescht, datt net nëmmen Är Informatioun net all Zëmmer brauch, et ass och vill méi einfach wéi et op Pabeier wier. An Dir kënnt Är digitale Fichiere gespäichert awer wéi Dir wëllt - op CD oder DVD, op engem Flash Drive, an engem Online Storage-Faciléier oder all déi uewe genannten. Dir kënnt sécher sinn, datt wann Dir eppes brauch, Dir kënnt Är Hänn op.
Wann Dir ugefaangen d'Digitaliséierung vun Äre Fichier'en ze starten, ass et déi perfekt Zäit, fir e organiséiert Satz vu Fichieren z'ënnerstëtzen, déi Äert Liewen méi einfach maachen. Denkt un d'Kategorien vu Pabeier déi Dir braucht, a setze e Fichier fir all. Kreditkäschtenkeete vun engem Format; Auto-Versécherungskapazitt an engem aneren; Telefonkäschten, Suppostekäschten, Reparaturrechnungen an esou weider, kënnen all eenzel separater Ordner kréien. An all Dokumente erstellen Ënnerordner fir all Joer (oder Mount). Et ass vill méi einfach mat engem organiséiertem System ze starten an dann direkt nei Dokumentatioun op déi richteg Datei ze addéibaart wéi Dir weiderfuere muss wéi et soll versichen, den System all Kéier wann e neie Kassett gescannt gëtt.
Vergewëssert Iech datt Äre Scanner oder Drécker mat OCR Software komm ass (d'Software ABBYY FineReader schéngt an der Package mat villen vun de Printers a Scanner ze kommen déi ech testen). Wann Dir keng fonnt hutt, da keng Panik. Et ass eng gutt Chance datt Dir schon e gëeegent OCR Software hutt schonn op Ärem Computer installéiert, soulaang Dir Windows benotzt. Cool OCR Software Dir hutt Hutt Dir Iech de Prozess vun der Lokaliséierung an der Benotzung vun der Software mat Ärem Scanner erstallt fir editnabel Dokumenter ze maachen.
Natierlech, dat bréngt en anere wichtegen Punkt: Dir musst mindestens e Dokument Scanner hunn wann Dir dës Aarbecht erstallt. Et brauch net deier, oder Phantasie. Wann Dir keng hutt, ass et eng gutt Zäit, fir eent ze fannen; Start mat dëse Kritiker vu Photo Scanner an Dokum Scanner fir e puer Bounen. Wann Dir net e gesonden Scanner wëllt, e ganz prekären All-in-One Printer wäert den Job gutt perfekt maachen.
Also ass de héiche Deel. Den System opbauen ass net ze komplizéiert; souguer wann Dir Äre Patron net scannen wäert. Wat ass schwéier ass sécher datt Dir automatesch all Kéier wann Dir nei Equipen oder Akafmaterial kritt. Sinn d'Papiere erëm ugefaangen erëm erëm eropzeschloen an Dir wäert spille wéi wann Dir Är Zäit verschwenden ass. Also halen et mat!