Zerbreed d 'Differenz tëscht enger Spreadsheet an der Datebank
Ee vun de Grënn, datt d'Firmen zéckt fir Microsoft Access benotzen ass e Mangel un Verständnis vum Ënnerscheed tëschent enger Tabelle an enger Datebank. Dëst féiert vill Leit ze gleewen datt d'Clienten Informatiounen, Bestellungen an Bestellung, an Projeten Detailer an enger Tabellenrechnung entsprécht fir hir Besoine. D'Enn vum Resultat ass datt et schwiereg ass Konfiguratiounskontroll ze pflegen, d'Dateien gi fir Korruptioun verluer, an d'Mataarbechter versuergen onbedéngt relevant Informatiounen. Mat e bëssen Wëssen iwwer d'Muecht an vill Utilisate vun enger Datebank, et ass méi einfach fir klenge Betriber fir ze gesinn, wann e Spreadsheet genuch ass fir eng Aarbecht a wann wann eng Datebank erstallt ginn ass.
Et ass wichteg, e grénge Verständnis ze hunn wat eng Datebank ass. Déi meescht Leit hunn d'Datenbanken erreecht wéi virdrun, wéi déi an der ëffentlecher Bibliothéik, awer einfach mat der Benotzung, et ass net kloer ze verstoen wéi Këschten a Datenbanken anescht sinn. Aus e puer Minuten ze léieren iwwer Datenbanken hëlleft de Vergläicher méi kloer.
Data Organisatioun
Vläicht ass den evidenten Ënnerscheed tëscht enger Tabelle an enger Datebank genee wéi d'Daten organiséiert ginn. Wann d'Donnéeën relativ flaach ass, da gëtt e Computertësch perfekt. De Wee fir ze bestëmmen, ob e flotte Dësch besser ass, frot, ob oder net all d'Daten Punkten op enger Diagram oder Tableau opgespléckt? Zum Beispill, wann eng Firma wéilt den monatlecht Gewënn iwwert de Laf vum Joer verfolgt, ass e Computervett perfekt. Spreadsheets ginn uginn fir vill vun der selwechter Typ vun Daten ze behandelen, déi de Fortschrëtt vun e puer Eckpunkten ze mappe.
Am Verglach hunn d'Datenbanken eng relational Datenuerdnung. Wann e Benotzer fir Daten ze zéien géif et vill Punkten sinn ze beroden. Zum Beispill, wann eng Firma säi monatlecht Verdéngscht vergläicht an datt se an de leschte fënnef Joer mat Konkurrenten vergläicht, ass et eng Relatioun tëschent dësen Datenpunkten, awer net eng eenzeg Fokus. Dir kënnt eng eenzeg Tabelle fir d'Resultater ze berichten schwiereg, wann net onméiglech. Datebänke ginn entwéckelt fir et Benotzer z'erliichtert fir Berichter ze generéieren an Ufroen ze maachen.
Komplexitéit vun Donnéeën
Deen einfachste Wee fir ze vergläichen, ob d'Donnéeën an enger Tabelle oder enger Datebank gespäichert ginn ass a kucken wéi komplex d'Donnéeë sinn. Dëst hëlleft fir ze klären, wéi d'Donnéeë sollten organiséiert ginn wann e Benotzer nach ëmmer net sécher ass.
Spreadsheet Donnéeën ass einfach. Et kann liicht an eng eenzeg Tabelle oder Diagramm hinzuadd ginn an eng Presentatioun hinzeweisen, ouni Informatiounen auszeschléissen. Et ass einfach ze pflegen, wéi et nëmme e puer Schlësseln numeresch Wäerter ass. Wann nëmmen e puer Reihen a Spalten noutwenneg sinn, sinn d'Donnéeen am beschten a gespaart.
Datebasen Haus vill verschidden Zorte vu Daten déi all Bezéiung zu den aner Daten an der Datebank hunn. Zum Beispill hunn d'Firmen e wesentleche Betrag vun Daten op hir Clienten, vun Nimm an Adressen op Bestellung a Verkaf. Wann e Benotzer probéiert Tausende vun Zeilen an d'Tabellen ze kreest, sinn se gutt, datt et an eng Datebank geläscht ginn ass.
Wiederhol vun Daten
Just well Daten mussen aktualiséiert ginn, heescht net onbedéngt datt eng Datebank erforderlich ass. Wäer et déiselwecht Donnéeë sinn ëmmer erëm? A ass de Geschäft interesséiert fir Evenementer oder Aktiounen?
Wann d'Datenpunkten uerdentlech änneren, awer d'Typ vun Donnéeën ass déi selwecht a spillt eng eenzeg Event, déi Informatioun ass wahrscheinlech flaach. E Beispill ass de Betrag vu Verkafszuelen am Laaf vun engem Joer. D'Periodzäit changéiert an d'Zuelen schwammen, an et gëtt net ëmmer erëm Daten.
Wann e puer Deeler vun den Donnéeën bleiwen déi selwecht sinn, wéi d'Clientinformatioun, während aner Ännerungen, wéi zB d'Unzuel vun Bestellungen, an d'Liwwerung vun de Bezuelungen, d'Chance sinn Aktiounen ginn verfolgt. Dëst ass wann eng Datebank soll benotzt ginn. Aktiounen hunn vill verschidden Komponenten zu hinnen, a probéiert se ze verfolgen all erfueder eng Datebank.
Dat éischt Grondzoustand
Spreadheets sinn ideal fir onetime events déi net erfollegräich vun verschiddenen Aspekter sinn. Fir Projeten déi een oder zwee Tabelleplazen oder Dëscher fir e Präsentatioun brauchen ier e archivéiert gëtt, gëtt eng Tabellenform am beschte Wee. Wann d'Équipe oder d'Entreprise muss d'Resultater errechnen an d'Prozenter erméiglechen, dat ass wou woubren Tabelleen déi nëtzlech sinn.
Datebanks gi längere Projeten, wou d'Donnéeë wahrscheinlech ëmmer erëm benotzt ginn. Wann Notizen a Kommentaren néideg sinn, musse d'Daten an eng Datebank geluecht ginn. Spreadheets waren net entwéckelt fir Details ze trackéieren, just e puer Eckzifferen.
Unzuel vun de Benotzer
D'Zuel vun de Benotzer kënnt amgaang sinn den entscheede Fakt op ob eng Tabelle oder Datebank benotzt gëtt. Wann e Projet erfëllt, datt eng grouss Zuel vu Benotzer fir Daten aktualiséieren an Ännerunge ka maachen, sollt dat net an enger Tabellenzäit sinn. Et ass vill méi schwéier komplizéiert Konfiguratiounskontroll mat enger Tabellen ze erhalen. Wann et just e puer Benotzer sinn, fir d'Donnéeën ze aktualiséieren, allgemeng tëscht dräi a sechs, eng Tabell muss adäquat sinn (obwuel sech d'Regele festleeën, ier Dir mat der Forward virgitt).
Wann all d'Participanten op engem Projet oder all Départementen Ännerungen maache mussen, ass eng Datebank méi bëlleg. Och wann eng Firma kleng ass an nëmmen een oder zwee Leit an der Departement elo kuckt, wéi vill Leit an fënnef Joer an deem Departement kommen an se froen ob si all néideg Ännerungen maache mussen. Déi méi Benotzer déi Zougang brauchen, méi wahrscheinlech eng Datebank ass déi bescht Optioun.
Dir musst och d'Dateschutzbezunn berücksichtegen. Wann et vill sensibel Informatioun ass déi sécher ass, muss d'Datebanken besser Sécherheet ginn. Virun der Bewegung, muss sécher sinn iwwert d'Sécherheetsproblemer, déi sollt ugeholl ginn, ier Dir eng Datebank erstellt.
Wann Dir bereet sidd, de Plunge maachen ze liesen, liesen eise Artikel Kuckt d'Tabellen fir Datenbanken ze konvertéieren fir op Ärer Rees ze fueren.